Cosa è l’UNIEMENS

Da maggio 2009 è stato reso operativo un unico sistema di inoltro delle denunce mensili relative ai lavoratori dipendenti denominato flusso UNIEMENS. In precedenza, le denunce mensili venivano inoltrate all’INPS attraverso l’utilizzo di due diversi modelli: DM10/2 ed EMENS.

Prima dell’UNIEMENS

Prima della formalizzazione del flusso UNIEMENS, il datore di lavoro doveva compilare il modello DM10 per denunciare all’INPS le retribuzioni mensili corrisposte ai dipendenti, i contributi dovuti e l’eventuale conguaglio delle prestazioni, delle agevolazioni e degli sgravi anticipati per conto dell’INPS. Il saldo tra le voci di debito e quelle a credito del datore di lavoro poteva generare un modello con saldo “attivo” (ossia chiuso con un saldo a debito per l’azienda) o di un modello “passivo” (ossia con un saldo a credito per l’azienda).

I modelli DM10 presentati online erano soggetti sia a una verifica formale nel momento del loro ingresso nel sistema dell’Istituto, sia a un controllo di merito relativo alla compatibilità delle voci (accredito o a debito) esposte, rispetto alle caratteristiche contributive associate alla matricola dell’azienda. Eventuali errori di esposizione conducevano all’emissione di una segnalazione inviata all’azienda denominata “nota di rettifica” che poteva essere “attiva” (ossia con segnalazione di somme dovute dall’azienda all’INPS) oppure “passiva” (ossia con segnalazione di somme costituenti “credito” dall’azienda nei confronti dell’INPS).

Compiutamente al modello DM10 era necessario inoltrare anche il modello EMENS, introdotto a gennaio 2005, che consisteva in un flusso telematico tramite cui i sostituti d’imposta tenuti al rilascio della Certificazione Unica ( CU) trasmettevano mensilmente agli enti previdenziali, direttamente o tramite gli incaricati, entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di riferimento, i dati retributivi e le informazioni utili:

al calcolo dei contributi;

all’implementazione delle posizioni assicurative individuali;

all’erogazione delle prestazioni.

A partire dalle denunce con competenza relativa al mese di maggio 2009, da presentarsi quindi entro il 30 giugno 2009, ha preso il via l’unificazione dei flussi EMENS e DM10 in un unico flusso informativo denominato UNI EMENS . Le aziende e gli intermediari hanno avuto a disposizione tutto il secondo semestre dell’anno 2009 per transitare dal vecchio al nuovo sistema. Il passaggio a regime è avvenuto ufficialmente dal 1° gennaio 2010.

Termine presentazione UNIEMENS

L’invio delle denuncia unificata deve avvenire entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello in cui è scaduto il periodo di paga cui la denuncia si riferisce. Per i committenti/associanti l’invio deve avvenire entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di pagamento del corrispettivo della prestazione. Nel caso in cui il giorno di scadenza coincida con un giorno festivo, la presentazione del flusso retributivo viene posticipata al primo giorno lavorativo successivo.

Trasmissione UNIEMENS

Come per il flusso Emens, anche per l’Uniemens la trasmissione avviene accedendo al sito Internet dell’INPS e digitando il codice di accesso (PIN) rilasciato dall’Istituto stesso. Nell’apposita area del sito Internet dell’INPS sono disponibili le versioni aggiornate del software di controllo Uniemens individuale, utile alla verifica e alla certificazione dei flussi retributivi e contributivi individuali. Nell’area dei servizi on-line per aziende, consulenti e professionisti è attiva invece la funzione che consente l’invio dei file e la gestione dei flussi e delle ricevute . L’invio del flusso può essere effettuato direttamente dal datore di lavoro ovvero per il tramite di uno dei soggetti specificatamente individuati dal legislatore (CAF, commercialisti, ragionieri, consulenti del lavoro, associazioni sindacali di categoria, etc).

Datori di lavoro obbligati all’UNIEMENS

I soggetti tenuti all’invio telematico dell’Uniemens sono : – i datori di lavoro, già tenuti alla compilazione della Parte C – Dati previdenziali ed assistenziali INPS del Modello 770 Semplificato; – i committenti, tenuti, fino al 31 marzo 2005, alla compilazione annuale del Modello GLA; – gli associanti in partecipazione; – i committenti per i lavoratori autonomi occasionali, se iscritti alla Gestione Separata INPS.

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Funzioni del Libro Unico Lavoro

Il Libro Unico del Lavoro documenta nei confronti :
1) del lavoratore, la gestione del proprio rapporto di lavoro;
2) degli organi di vigilanza, la situazione occupazionale dell’azienda ma anche la regolarità e la correttezza con cui l’azienda gestisce i vari rapporti di lavoro, in relazione a gestione contrattuale, adempimenti previdenziali e assistenziali, obblighi in qualità di sostituto di imposta, disciplina in materia di orario massimo di lavoro, riposi, ferie e assenze.

Unicità del Libro Unico Lavoro

Ogni datore di lavoro ha un solo Libro Unico, indipendentemente dal numero di posizioni assicurative. E’ gestito a sezioni (paga e presenze) ma la numerazione deve rispettare la sequenzialità e quindi essere di fatto unica . E’ possibile gestire la sezione presenze con un’elaborazione separata rispetto alla sezione con i dati retributivi ma la numerazione deve essere consecutiva; lo stacco fisico tra presenze e paga ancorché ammesso, non giustifica più numerazioni autonome tra le due sezioni. L’unicità è dunque richiesta in termini di vidimazione, numerazione, registrazione, tenuta e conservazione.

Modalità di tenuta del Libro Unico Lavoro

Il LUL può essere tenuto con tre diverse modalità :

1) elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione e vidimazione dell’INAIL prima dell’uso o, in alternativa, con vidimazione dei soggetti autorizzati dall’INAIL in fase di stampa del modulo;
2) stampa laser, con autorizzazione preventiva INAIL alla generazione della numerazione automatica in fase di stampa;
3) supporti magnetici dove ogni scrittura deve costituire documento informatico e deve essere collegata alle registrazioni effettuate; deve essere garantita dal sistema la consultazione in ogni momento, l’inalterabilità dei dati, l’integrità e la sequenza cronologica delle operazioni.

In ogni caso ogni annotazione relativa alla presenza o all’assenza dei lavoratori deve fare riferimento a una causale di presenza/assenza precisamente identificata e inequivocabile. La compilazione deve avvenire per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo

Luogo tenuta del Libro Unico lavoro

Il LUL può essere:
1) conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa,
2) presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati,
3) ovvero presso i centri di assistenza delle associazioni di categoria.
Nelle ultime due ipotesi è necessario effettuare una comunicazione preventiva alla DTL . Nel caso in cui il Libro venga tenuto presso i consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, questi sono tenuti ad esibirlo entro 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza; se viene conservato in azienda l’esibizione è immediata o comunque è legata al maggior termine concesso dall’organo di vigilanza che sta eseguendo l’ispezione.

Conservazione del Libro Unico lavoro

il Libro Unico va conservato per un periodo di 5 anni dalla data dell’ ultima registrazione. Tale termine vale anche per i libri obbligatori abrogati (libro paga e libro matricola).

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Soggetti obbligati al Libro Unico del Lavoro

Sono obblligati a istituire il nuovo Libro Unico del Lavoro:
1) i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi quelli agricoli, dello spettacolo, dell’autotrasporto, marittimi, che occupano lavoratori subordinati, oppure co.co.co. anche a progetto, o associati in partecipazione con apporto lavorativo o misto;
2) società anche di fatto di persone o di capitali, cooperative, e imprese familiari che instaurano rapporti di lavoro subordinato, oppure di co.co.co., o di associazione in partecipazione.

Soggetti esclusi dal  Libro Unico del Lavoro

Sono esclusi dalla tenuta del Libro Unico: le pubbliche amministrazioni; i datori di lavoro domestico; i titolari di aziende individuali artigiane senza dipendenti, co.co.co. o associati in partecipazione, le società cooperative, e ogni altro tipo di società, anche di fatto, di persone o di capitali, che si avvalgono del solo lavoro dei soci e che non hanno dipendenti, co.co.co. o associati in partecipazione; le imprese familiari che si avvalgono, in modo oneroso o gratuito, del solo lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini.

Lavoratori da registrare nel Libro Unico del Lavoro

Nel Libro Unico devono essere registrati i dati relativi a:
1) tutti i lavoratori subordinati, qualunque sia la qualifica attribuita (dirigenti, quadri, impiegati, operai, apprendisti, a termine, a tempo parziale, ecc.) anche se impiegati presso sedi operative estere, compresi i lavoratori distaccati e i lavoratori somministrati. Questi ultimi saranno indicati sul libro unico dell’azienda utilizzatrice con i soli dati anagrafici, mentre su quello dell’agenzia di somministrazione anche con i dati delle presenze;
2) lavoratori con i quali sia stato stipulato un contratto di collaborazione coordinata e continuativa anche nella modalità a progetto;
3) lavoratori con i quali sia stato stipulato un contratto di collaborazione coordinata e continuativa di durata non superiore a 30 gg. (c.d. mini co.co.co.);
4) associati in partecipazione con apporto di solo lavoro o con apporto misto cioè di lavoro e capitale.

Lavoratori da non registrare nel Libro Unico del Lavoro

Non vanno annotati nel Libro Unico del Lavoro: coadiuvanti di imprese commerciali; collaboratori e coadiuvanti di imprese familiari; soci lavoratori ; tirocinanti e stagisti. I familiari e soci – qualora non titolari anche un rapporto di lavoro subordinato/cococo – non sono riportati nel LUL.

Dati da registrare sul Libro Unico del Lavoro

Per ogni lavoratore occorre indicare: cognome e nome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale (ad eccezione di co.co.co. e associati), elementi retributivi, anzianità di servizio, posizioni assicurative e previdenziali, somme dovute per il periodo di paga, somme erogate a titolo di premio, somme erogate per lavoro supplementare e straordinario, somme erogate a titolo di rimborso spese, trattenute a qualsiasi titolo effettuate, detrazioni fiscali, dati relativi agli Anf, eventuali prestazioni di malattia, maternità, infortunio, CIG, ecc ricevute per conto degli enti previdenziali.

Libro Unico del Lavoro telematico

Dal 1° gennaio 2017, il libro unico del lavoro è tenuto, in modalità telematica, presso il Ministero del lavoro e delle politiche sociali. Con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali, da emanare entro il 23 marzo 2016, sono stabilite le modalità tecniche e organizzative per l’interoperabilità, la tenuta, l’aggiornamento e la conservazione dei dati contenuti nel libro unico del lavoro. (Art. 15 D.Lgs. 151/2015).

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