Con oltre 1 miliardo di utenti che posseggono un account di posta Gmail e oltre 4 milioni di utilizzatori di Gsuite, la piattaforma creata da Google rappresenta la soluzione ottimale per la propria comunicazione digitale.Gmail oltre a consentire una gestione della posta elettronica sicura ed efficiente, migliorando la qualità delle comunicazioni aziendali e professionali, permette attraverso integrazione con specifiche applicazioni di incrementare la propria produttività e quella aziendale.
Ecco alcune estensioni particolarmente utili .

Todoist
Todoist è un’estensione Gmail in grado di trasformare la casella di posta elettronica in un sistema completo di gestione delle attività. Attraverso Todoist È possibile convertire tutte le e-mail in singole attività, che è possibile aggregare e spuntare, una per una, fino a raggiungere gli obiettivi per il giorno o la settimana.

Rename Email
Questa estensione consente di cambiare la riga dell’oggetto delle mail ricevute, in modo da catalogarle e razionalizzarle meglio secondo le proprie esigenze. Risparmio di tempo assicurato per archiviare e ricercare le email.

Boomerang
Con questa estensione è possibile scrivere una email e pianificare l’orario dell’invio, in modo che venga spedita automaticamente nel momento giusto. Boomerang permette inoltre di avvisarti se non hai ricevuto risposta alla tua email nel tempo prestabilito.

Hellosign
Questa estensione consente agli utenti di firmare i documenti direttamente da Gmail, senza richiedere passaggi aggiuntivi, risparmiando i tempi di stampa, firma e successiva scansione.

Ginger
Con Ginger è possibile controllare la grammatica, l’ortografia, la punteggiatura e la struttura complessiva della frase scritta, evitando errori di battitura .

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Il termine Poka Joke fu creato dall’ingegnere Shigeo Shingo come un aspetto del Toyota Production System. Il significato deriva dal termine POKE (errore involontario) e YOKE (evitare, da verbo Yokeru).
L’approccio che ne deriva è quindi quello di prevenzione degli errori attraverso la determinazione ed applicazioni di condizioni operative tali per cui l’operatore è impossibilitato ad eseguire una manovra errata o a commettere un errore.

E’ da ritenersi uno strumento o procedura a prova di errore, che previene la creazione di difetti in qualsiasi processo, rendendo difficile l’errore da parte di personale non particolarmente attento, soggetto ad attività ripetitive o a distrazioni.
Lo strumento più efficace va definito dal progettisti di prodotto o di processo nelle prime fasi dellla progettazione.
Con la possibilità di utilizzare meccanismi automatici di segnalazione, Poka Yoke si sviluppa sempre di più tramite segnali luminosi (gestione a vista Andon) o sonori, o di blocco linea e tramite la progettazione di particolari attrezzature.

E’ possibile distinguere tre tipi di Poka-Yoke:

Il metodo del contatto : in questo caso le caratteristiche fisiche di un oggetto (la sua forma, il suo colore, …) permettono di distinguere la posizione corretta o impediscono di connettere tra loro degli oggetti evitando i malfunzionamenti causati da un errato contatto.

Il metodo del valore fisso : consente di controllare se è stato compiuto un certo numero di operazioni.

Il metodo delle fasi di lavoro : permette di controllare se sono stati eseguite, nel loro ordine corretto, tutte le fasi di un determinato processo.

L’applicazione della metodologia consente, oltre a ridurre errori, difetti e rilavorazioni di:
– prevenire le cause specifiche di errori
– maggiore coinvolgimento del personale nelle attività a valore aggiunto
– riduzione dei tempi di controllo e ispezione.

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La Lean production mette al centro dell’attenzione il cliente e il valore da lui espressamente percepito, privilegiando una logica Pull, in modo che sia il cliente che “tiri” la produzione stessa.
Se è vero, infatti, che tutto ruota intorno al cliente, occorre basarsi sulle sue esigenze ed aspettative per identificare quelli che sono gli sprechi che non portano effettivo valore aggiunto all’azienda,
Nella visione Lean uno spreco è da considerarsi un’attività che non aggiunge alcun valore al bene prodotto o al servizio.

E’ possibile individuare 7 tipi di sprechi

Difetti
Sono errori di realizzazione e rifacimenti od anche produzione di parti e prodotti non necessari.
Nella filosofia Lean viene ritenuto spreco la realizzazione di un pezzo difettoso sia esso scarto o che necessiti di lavorazioni aggiuntive (o ri-lavorazioni) rispetto allo standard.
Nella realtà non sempre è semplice individuare e risolvere tutti i problemi che possono dare luogo a scarti e/o pezzi difettosi, tuttavia è innegabile che scarti, lavorazioni aggiuntive e rilavorazioni costituiscano una parte rilevante nella struttura dei costi e quindi siano da ridurre o eliminare .

Sovrapproduzione
La sovrapproduzione è la produzione o l’acquisizione di beni prima che siano effettivamente richiesti. La sovrapproduzione deve essere immagazzinata, gestita e protetta, generando quindi altri sprechi.
Nella logica Lean questo costituisce uno spreco, un aggravio di costi (il valore del prodotto invenduto). Inoltre lo stoccaggio di una quantità di prodotti “non richiesti” determina il conseguente “spreco” di spazio.
E’ quindi auspicabile “produrre solo il necessario” evitando di sprecare risorse e materiali per realizzare “prodotto per i magazzini”.
Naturalmente questo è un presupposto “teorico” che va contemperato nella realtà produttiva, che presuppone importanti investimenti in infrastrutture e organizzazione per orientare la produzione alla massima flessibilità.

Trasporti
Ogni volta che un prodotto è trasferito rischia di essere danneggiato, perso, ritardato, etc., così il trasporto diventa un costo che non produce valore.
Sono quindi da valutare in tale ottica tutte le operazioni di trasporto da un posto ad un altro, da un reparto ad un altro, che indubbiamente hanno un costo in termini di risorse, con la possibilità di generare scarti legati alle operazioni di movimentazione stessa (che a tutti gli effetti è una lavorazione aggiuntiva).
Abitualmente vi sono due aspetti da investigare e su cui intervenire :
– Analizzare la causa (motivo) per cui è necessario il trasporto, eliminando (riducendo) i vincoli che rendono necessario il trasporto stesso
– Analizzare e migliorare (ottimizzare) il metodo del trasporto,

Attese
Questo spreco si riferisce fondamentalmente al tempo impiegato dai lavoratori nell’attesa che la risorsa sia disponibile, ma anche al capitale immobilizzato in beni e servizi che non sono ancora stati consegnati al cliente. In queste circostanze operatori o macchine hanno tempi improduttivi (o meglio non impegnati in attività che recano valore aggiunto), ad esempio nell’attesa di un componente o del completamente del lavoro di una macchina precedente.

Scorte
Le scorte, siano esse in forma di materie prime, di materiale in lavorazione, o di prodotti finiti, rappresentano un capitale che non ha ancora prodotto un guadagno sia per il produttore che per il cliente. Ciascuna di queste voci che non sia ancora elaborata per produrre valore è uno spreco. Giacenze superflue di materia prima, prodotti finiti e semilavorati incrementano i tempi di risposta dell’azienda ad una richiesta del cliente. I beni in giacenza, inoltre, possono rovinarsi o diventare obsoleti e potrebbero essere scartati.

Movimento
È simile ai trasporti, ma si riferisce, anziché ai prodotti, ai lavoratori o alle macchine. Tutti i movimenti degli operatori che non portano valore aggiunto al prodotto sono sorgente di spreco di risorse. Esempi possono essere la necessità di spostarsi per utilizzare o ricercare un particolare utensile, la necessità di consultare documentazione di procedure operative, movimenti ergonomicamente scorretti,

Processi inutili
Usare più risorse rispetto a quelle effettivamente necessarie per le attività produttive o aggiungere funzioni in più, oltre a quelle che aveva originariamente richiesto il cliente, produce solo sprechi. Può accadere inoltre che gli operatori che possiedono una qualifica superiore a quella necessaria per realizzare le attività richieste, generano dei costi per mantenere le proprie competenze che vanno sprecati nella realizzazione di attività meno qualificate.

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