Per il Garante della Privacy è necessario adottare tutte le opportune misure volte a tutelare la riservatezza dei dipendenti per fare in modo che i dati contenuti nel “cedolino” non siano immediatamente accessibili ad altre persone rimanendo conoscibili dai soli incaricati del trattamento che li devono necessariamente utilizzare per la gestione del rapporto di lavoro.
In pratica le aziende possono eliminare dai cedolini determinati particolari, relativi a situazioni strettamente personali o familiari come la causa del pignoramento, la ragione del sussidio, la sigla del sindacato, ecc.
Nelle aziende dotate di un efficiente sistema informativo si potrebbero mettere in atto ulteriori modalità basate sulla riduzione al minimo dei dati contenuti nel cedolino e sulla possibilità per il dipendente di accedere facilmente, con l’uso di una password, a tutte le informazioni che riguardano lo stipendio.
Particolare attenzione occorre fare per alcuni contratti collettivi che prevedono che i prospetti concernenti le prestazioni di lavoro straordinario svolto dal personale siano forniti in via riservata ai rappresentanti delle organizzazioni sindacali di settore nel rispetto della legislazione in materia di riservatezza delle informazioni.
In taluni casi è stato disposto il blocco della comunicazione dei dati personali relativi alle prestazioni di lavoro straordinario dei lavoratori alle organizzazioni sindacali in quanto i dati sullo straordinario potevano essere comunicati in forma anonima o anche in forma aggregata, questo perché la disposizione del contratto collettivo – che prevedeva l’obbligo di fornire i prospetti dello straordinario svolto dai dipendenti alle OO.SS. – non prevedeva espressamente e specificamente che la trasmissione dei dati dovesse essere effettuata in forma nominativa. Diverso sarebbe il caso in cui il CCNL preveda che vadano comunicati anche i nominativi dei lavoratori che abbiano effettuato la straordinario.
Il Garante è intervenuto sulla questione relativa all’indicazione dei pignoramenti in busta paga ed ha sostenuto che la dicitura “pignoramento” apposta sulla busta-paga a motivazione di una ritenuta operata sullo stipendio contrasta con i principi posti a tutela della riservatezza dei dati personali, in quanto rende chiaramente conoscibile a terzi delicati aspetti della vita privata del lavoratore. Le finalità di documentazione e trasparenza nel rapporto fra datore di lavoro e dipendente possono essere soddisfatte mediante l’utilizzo di diciture meno specifiche che rendano ugualmente comprensibile la voce (a puro titolo di esempio: “altre trattenute”) oppure codici identificativi che rendano enucleabile la ritenuta senza descriverla specificamente.
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